Ile ważne jest szkolenie okresowe BHP?
Najkrótsza odpowiedź: to zależy od stanowiska. Szkolenie okresowe BHP jest ważne od roku do sześciu lat, a termin liczy się od dnia ukończenia szkolenia — nie od dnia zatrudnienia pracownika i nie od początku roku kalendarzowego. Poniżej znajdziesz terminy dla wszystkich grup stanowisk, zasady pierwszego szkolenia okresowego oraz jeden wyjątek, dzięki któremu część pracowników biurowych w ogóle nie musi go powtarzać.
Ważność szkolenia okresowego BHP — tabela terminów
| Grupa stanowisk | Jak często |
|---|---|
| Stanowiska robotnicze | nie rzadziej niż raz na 3 lata |
| Stanowiska robotnicze, na których wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne | nie rzadziej niż raz w roku |
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące zadania tej służby | nie rzadziej niż raz na 5 lat |
| Pracownicy administracyjno-biurowi | nie rzadziej niż raz na 6 lat |
Zwróć uwagę na sformułowanie „nie rzadziej niż”. To są terminy maksymalne, a nie sztywne. Pracodawca po konsultacji z pracownikami ustala częstotliwość szkoleń z uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy na danym stanowisku — i może je powtarzać częściej, jeśli praca tego wymaga. Nie może rzadziej.
Od kiedy liczy się ważność szkolenia
Od daty ukończenia szkolenia, czyli od daty widniejącej na zaświadczeniu. Przykład: pracownik na stanowisku robotniczym ukończył szkolenie okresowe 14 marca 2026 roku — kolejne musi odbyć najpóźniej 14 marca 2029 roku.
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Jeżeli go tam nie ma, przy kontroli przyjmuje się, że szkolenia nie było — niezależnie od tego, czy faktycznie się odbyło.
Pierwsze szkolenie okresowe — 6 albo 12 miesięcy
Nowo zatrudniony pracownik przechodzi najpierw szkolenie wstępne, a dopiero potem pierwsze okresowe. Terminy są dwa:
- do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy — pracodawcy i inne osoby kierujące pracownikami,
- do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy — pozostałe grupy stanowisk, w tym robotnicze, inżynieryjno-techniczne i administracyjno-biurowe.
To jeden z częstszych braków wychwytywanych podczas kontroli. Firma pamięta o szkoleniu wstępnym w pierwszym dniu pracy, a pierwsze okresowe umyka, bo nie ma go w żadnym kalendarzu — termin mija po roku, kiedy nikt już o tym nie myśli.
Pracownik może być zwolniony z pierwszego szkolenia okresowego, jeżeli przedstawi aktualne zaświadczenie o odbyciu takiego szkolenia u innego pracodawcy na tej samej grupie stanowisk albo odbył szkolenie dla innej grupy stanowisk obejmujące wymagany zakres tematyczny.
Kiedy szkolenie okresowe w ogóle nie jest wymagane
Od 2019 roku część pracowników biurowych jest z niego zwolniona. Szkolenie okresowe nie jest wymagane dla pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Są dwa zastrzeżenia, o których łatwo zapomnieć:
- zwolnienie nie działa, jeżeli z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest konieczne,
- jeżeli przeważająca działalność firmy trafi do wyższej kategorii ryzyka albo ocena ryzyka wykaże potrzebę szkolenia, pracodawca ma 6 miesięcy na jego przeprowadzenie.
Zwolnienie dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego. Szkolenie wstępne — instruktaż ogólny i stanowiskowy — jest obowiązkowe dla każdego nowego pracownika, również w biurze i również w firmie z pierwszej kategorii ryzyka.
Czy szkolenie okresowe można zrobić online
Zależy od grupy stanowisk. Szkolenie okresowe pracowników na stanowiskach robotniczych przeprowadza się wyłącznie w formie instruktażu, więc e-learning tu nie wchodzi w grę. Pozostałe grupy — pracodawcy, osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni, administracyjno-biurowi i służba BHP — mogą odbyć szkolenie w formie kursu, seminarium albo samokształcenia kierowanego, a ta ostatnia forma obejmuje szkolenie przez internet.
Inaczej wygląda to przy szkoleniu wstępnym — szczegóły opisałem w artykule Czy szkolenie wstępne BHP można zrobić online?
Co grozi za nieaktualne szkolenie
Pracownika z nieaktualnym szkoleniem BHP nie wolno dopuścić do pracy. W praktyce oznacza to trzy ryzyka naraz: nakaz inspektora pracy wstrzymujący pracę na stanowisku, grzywnę od 1000 do 30 000 zł za naruszenie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz — co zwykle najdotkliwsze — poważny problem dowodowy, jeśli na tym stanowisku dojdzie do wypadku.
Brak aktualnego szkolenia niemal zawsze pojawia się w protokole powypadkowym jako nieprawidłowość po stronie pracodawcy i rzutuje na dalsze postępowanie, w tym na stanowisko ubezpieczyciela.
Jak nie przegapić terminu
- Prowadź rejestr szkoleń, w którym obok daty ukończenia od razu wpisujesz datę kolejnego terminu.
- Ustaw przypomnienie na dwa miesiące przed terminem — przy większej grupie potrzeba czasu na zorganizowanie szkolenia.
- Sprawdzaj terminy przy każdej zmianie stanowiska. Przeniesienie pracownika z biura na produkcję skraca okres ważności z sześciu lat do trzech, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych — do roku.
- Pamiętaj o osobach kierujących pracownikami. Nowy brygadzista czy kierownik zmiany ma własny, krótszy termin pierwszego szkolenia.
Potrzebujesz pomocy z terminami szkoleń?
W ramach stałej obsługi BHP pilnuję terminów szkoleń za klienta — razem z rejestrem, przypomnieniami i dokumentacją gotową do kontroli. Prowadzę też same szkolenia, na miejscu u klienta lub online, w zależności od grupy stanowisk. Działam w Słupsku, Ustce, Lęborku, Bytowie i Koszalinie.
Zobacz szczegóły w zakładce Szkolenia BHP albo po prostu zadzwoń — sprawdzimy, które terminy w Twojej firmie są najbliżej.
Podstawa prawna: art. 2373 i art. 283 § 1 Kodeksu pracy; § 14 i § 15 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860 z późn. zm.).